Importance de la relance des impayés
Importance de la relance des impayésLa gestion amiable des factures impayées est à privilégier avant d’envisager une action en justice. Adopter une approche conciliante pour le recouvrement des créances est une stratégie souvent gagnante pour toute entreprise souhaitant pérenniser son activité. La mise en œuvre de relances pour les factures non réglées est justifiée pour quatre raisons majeures :
- Prévenir les procédures judiciaires : Les actions en justice, bien que parfois nécessaires, comportent de nombreux désavantages, notamment en termes de coûts et de durée. Opter pour une tentative de solution à l’amiable est donc plus judicieux.
- Éviter un jugement défavorable : En saisissant la justice, il y a un toujours risque , aussi faible soit-il, de voir sa demande rejetée.
- Préserver la relation client : Engager une action judiciaire contre un client peut briser le lien de confiance dans sa relation commerciale avec votre entreprise et le pousser vers vos concurrents.
- Protéger votre image : Dans un monde dans lequel l’Internet et les réseaux sociaux jouent un rôle prépondérant, la réputation d’une entreprise peut se construire ou se détruire très rapidement. Il est donc prioritaire de tenter la voie du dialogue.
Il ne s’agit pas d’inciter à la passivité face aux impayés, mais de promouvoir une gestion équilibrée entre la négligence et les mesures judiciaires drastiques. Une communication téléphonique est une technique efficace de relance pour les factures impayées. Ces échanges vocaux peuvent devenir une procédure standard appliquée systématiquement après un certain délai post-réception de la demande de paiement par le client.
> Pourquoi réaliser une relance en cas de facture impayée ?
La relance téléphonique d’impayé permet de rappeler au client son obligation de paiement, conformément à vos conditions générales de vente, et d’éviter par la même occasion un éventuel contentieux.
Votre client peut avoir tout simplement oublié de régler une facture ou avoir rencontré des difficultés financières temporaires, et il serait dommage de le perdre faute d’une absence de communication.
Une relance respectueuse et professionnelle montre au client que l’entreprise est sérieuse et qu’elle attache de l’importance à ses relations commerciales. Cela peut également jouer un rôle important sur d’éventuels problèmes de trésorerie.
> Comment faire une relance pour facture impayée ?
La réalisation d’une relance pour facture impayée, qu’il s’agisse d’une relance téléphonique, par mail ou par courrier, nécessite une certaine rigueur, mais parfois aussi d’un certain tact afin de ne pas brusquer un client ayant simplement « oublié » de payer sa facture.
Il est évident qu’il faut bien vérifier que la facture soit toujours impayée avant de réaliser cette relance. Le paiement peut en effet avoir été effectué tout récemment et l’information n’a peut-être pas encore été enregistrée.
La relance doit rester courtoise et respectueuse, même en cas de montants conséquents. Si le client est un « habitué » des relances d’impayés, il faudra mettre en place des alertes dans le CRM (si vous utilisez un système de gestion de relation Clients) afin de prendre les dispositions en amont, lors de prochaines commandes.
Si le client ne règle pas la facture malgré la relance, il peut être nécessaire d’attirer son attention sur les mesures supplémentaires, comme la mise en demeure ou le recours à une procédure de recouvrement, qui pourraient survenir en cas de non-paiement.
Limiter les retards de paiement
La mise en place de conditions de paiement claires et strictes est une stratégie qui permet de réduire le nombre de factures impayées.
Définir des délais de paiement raisonnables et veiller à leur respect permet de limiter les situations de paiement en retard. L’application de pénalités en cas de non-respect de ces délais, comme des frais de retard, peut dissuader les clients de retarder leurs paiements et ainsi, limiter les situations de facture impayée.
L’évaluation de la solvabilité des clients est une autre stratégie clé pour limiter les impayés. Avant de conclure un contrat, il est recommandé. En cas de non-paiement persistant, le recours à une société de recouvrement de créances peut être une solution efficace.
> Documentez-vous pour organiser la preuve de l’impayé
Conserver toutes les preuves liées à l’impayé, comme des factures, des bons de commande, des contrats signés, des correspondances échangées avec le client et des relevés de compte, peut aider à justifier votre réclamation en cas de litige.
Il est également important de documenter toutes les actions entreprises pour récupérer l’impayé. Cela inclut les rappels envoyés, les appels téléphoniques effectués (dates et heures), les courriels et les lettres envoyées. Ces documents pourront, le cas échéant, servir de preuve de votre bonne foi et de votre volonté de résoudre le problème à l’amiable.
> Activez un plan de relance efficace
L’activation d’un plan de relance de facture peut inclure l’envoi de rappels « papiers », mail ou téléphoniques, la mise en place de pénalités en cas de retard, la négociation d’un échelonnement de paiement, voire le recours à une société de recouvrement de créances.
La négociation d’un échelonnement de paiement peut être une solution en cas de difficultés financières du client.
Automatiser le recouvrement de créances
Les relances de factures impayées peuvent être chronophages et délicates à gérer. L’automatisation de cette procédure de recouvrement peut faciliter grandement cette tâche. Elle permet une gestion plus fluide et organisée des factures impayées, réduisant ainsi le temps consacré à cette activité.
> Avantages des sociétés de négociation d’impayés
Les sociétés de négociation d’impayés comme Phone Expert Business offrent de nombreux avantages. Leur expertise spécifique dans le domaine du recouvrement de créances leur permet d’optimiser les chances de recouvrer vos factures impayées.
En concertation avec l’entreprise, Phone Expert Business sera en mesure de proposer des solutions d’échelonnement de paiement adaptées aux clients en situation de paiement en retard, ce qui maximise les chances de recouvrement de créances.
Faire appel à une société de relances téléphoniques d’impayés permet également de libérer du temps pour les entreprises, les laissant plus de temps pour se concentrer sur leur cœur de métier.
> Relance client : l’anticiper, c’est l’éviter
Il vaut mieux ne pas attendre d’être en situation de litige ou de retard de paiement pour régler le problème.
La pré-relance de factures :
La pré-relance permet de prendre contact avec votre débiteur quelques jours avant l’échéance afin de lui éviter de subir les pénalités liées aux retards de règlement.
La gestion du « risque clients », qui passe par l’anticipation et la pré-relance, est l’opération qui consiste à contacter les débiteurs avant l’échéance et de leur demander si les factures et justificatifs ont bien été reçus, transmis pour la mise en paiement à date.
Cette opération de pré-relance vous permet de savoir si un litige potentiel sera à traiter ou si le règlement sera payé à échéance en toute sérénité.
À propos de l’auteur
Stéphann Fourrier est expert en prospection téléphonique avec 25 ans d’expérience, 1200 clients formés dans 5 pays différents. Elle est également DPD / DPO Délégué à la protection des données dans le cadre de la réglementation sur le RGPD.
